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公文写作如何避免平庸

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  在多年机关工作实践中,我感到,起草工作报告、讲话稿等公文,遇到最多的问题是写得较平,高度不够。从某种程度上讲,“高度是公文的灵魂”。在工作报告、讲话稿写作中,如何避免平庸、提升高度?我觉得,应特别注意以下几个方面:

  把握意图是前提

  起草工作报告、讲话稿,首先要吃透领导的意图和目的,领会其精神。作为起草人,平常要加强各方面知识的学习和积累,这是基础,此外更要着重学习、把握以下几点:

  一,中央的重大方针政策和决策部署,以及上级党委、政府的重要工作部署和要求等。下级机关的工作,必须符合中央的大政方针精神,符合上级党委、政府的要求。起草人要养成看报纸、听新闻的习惯,了解时事政治,掌握大政方针。

  二,本单位的工作重点。主要领导施政思路和工作重点是什么?抓手(载体)有哪些?具体措施有哪几条?本单位重点工作进展的基本情况、存在的主要困难和问题、以后的打算等,都要了解。

  三,领导的具体意见。就是领导想讲的内容,领导的精神、思路。领导的讲话和批示等,都要用心记。包括他常看的书报,也要尽量浏览一下,知道领导在关心什么。特别是要用心“悟”,琢磨他为什么要讲这些内容,为什么会关心这些事。看领导的修改稿也是一个很好的提高方法,从修改中可以看出领导的思路,悟出为什么要这样改。

  注意对象很必要

  工作汇报、讲话稿是给人看、给人听的,不知道对方需要了解什么,最想看、最想听到什么,就很难达到目的。

  一,给上级的。要把上级领导关心、关注的问题说清楚,把下一步工作打算和建议、意见等提出来。有时要阐述理由,一般从必要性、可行性、操作性等方面阐述,要注重逻辑性,更要站得高。有时工作汇报要提出多个建议方案,应分析每个方案的利弊,让领导选择。同时,要设身处地为对方着想。常见的问题是,对一些数据,起草人是很清楚含义的,但局外人并不清楚,不能作出正确判断。如,汇报某县23个乡镇、500个村完成了什么任务,应该加上一个在全县乡镇、村总数中的占比。

  二,给兄弟部门、单位的。要站在贯彻落实好上级指示、团结协作推进工作、圆满完成任务的高度,也要把握兄弟部门、单位最想知道什么。如,2015年1月初,农业部召开马铃薯主粮化战略研讨会,邀请浙江省政府领导参加并作主旨发言。浙江省马铃薯种植面积并不大,居全国第20位,为什么农业部希望浙江省作主旨发言?因为,浙江对包括马铃薯在内的旱粮生产高度重视,抓旱粮生产的力度很大,效果也很好,成功的实践经验可以为会议主题服务。而对浙江省来说,也要借此机会,宣传我省的粮食安全观,介绍做法和经验。这次会上浙江省领导的发言,得到与会领导和专家的好评,提出的建议得到了热烈的响应。

  三,给下级、公众的。这一类大多是会议讲话稿,通报有关情况、部署相关工作。要把指导思想、基本原则、目标任务、时间要求、重点环节、相关措施办法、需注意的问题等,一一表达清楚,有条理、有重点。对象是学生、农民、工人、企业家等群体的,应多用质朴的、口语化的群众语言;演讲稿则要求富有激情和鼓动性;要尽量用短句。

  领导思维常模拟

  要注重学习从领导的角度想问题、看工作、谋措施,不断提高思考分析问题的能力。

  一,学习从领导的高度想问题。平时要加强政治理论学习,树立正确的立场、观点,如政治观、大局观、群众观、发展观、法治观,等等。

  二,学习用领导的眼光看工作。努力用全面的、系统的、发展的、辩证的眼光看工作。如,发生重大自然灾害后,除了抓好灾民安置、抢修灾毁工程等关系民生的工作外,还必须考虑经济发展、社会稳定等。

  三,学习以务实的态度谋措施。坚持实事求是、一切从实际出发,用务实的态度,谋划符合实际需要的、可操作的具体工作措施,抓好工作任务的落实。起草人应抓住参加会议、听取工作汇报等机会,在领导讲话前模拟自己是领导,先想一想领导可能会如何说。然后对照一下,就可以发现自己的不足,从而不断提高分析和处理问题的能力。

  基本情况能归纳

  有的工作汇报,往往罗列一大堆情况、数据,没有突出重点,甚至条理不清,让人摸不着头脑。因此,起草人要学会站在一定的高度来看问题、作归纳。

  一,归纳应抓住特点,让人容易记住。如,2004年8月“云娜”超强台风防台抗灾工作报告写道:中国气象局分析,这次台风是自1956年以来登陆我国大陆强度最大的台风,其主要特点是:一是风力特强;二是降雨强度特大;三是影响范围广;四是风暴增水高。

  二,归纳应为主题服务,抓住能说明问题的要害和关键。如上述台风四个特点“特强、特大、广、高”,都是要害,也为下文受灾严重作了铺垫和注解,给人留下了这次台风灾害损失重、人力不可抗拒的印象。

  三,归纳应准确、贴切,注意客观性。要实事求是,有情况、有数据支撑,绝不能凭空编造。如,某市在全省春耕生产动员会上总结其主要做法:一是政策拉、宣传推,力求“人人想种”;二是责任压、考核督,力求“层层落实”;三是早稻扩、抛荒除,力求“处处种植”;四是科技促、服务送,力求“亩亩高产”。很好地体现了认真抓春耕生产的态度和措施。

  经验体会忌空泛

  重要的工作总结报告,需要回顾工作,谈谈经验、体会或教训,以坚持和发扬做得好的,防止和避免做得不够的,进而促进工作。

  一,要注意真实性。无论是经验、体会还是教训,都必须是符合实际的,有客观实际情况作支撑,而且要把握好度,不能人为“拔高”,否则会显得牵强。

  二,要注意观点性。经验、体会或教训的观点要鲜明,才能给人以深刻的印象。如省科技厅关于科技特派员工作的汇报,其中讲了几点启示:启示一,科技工作必须与经济建设紧密结合;启示二,科技工作、科技人员必须面向基层、面向需求;启示三,科技成果评价必须以注重实绩为改革方向;启示四,科技体制改革必须以充分激活创新主体为核心;启示五,一项富有生命力的制度必须长期坚持并不断创新。

  三,要注意针对性。总结经验教训,必须紧密结合工作实际,防止脱离具体工作而笼统、抽象地总结。同时,要注意为下一步采取的工作措施作必要的铺垫,说明有关原因。如,浙江省政府防汛防台指挥部总结2004年“云娜”超强台风防台抗灾工作时,讲了几点教训:一是民宅特别是沿海民宅的抗风能力有待进一步提高,二是城乡基础设施的防台抗灾能力有待进一步提高,三是小流域山洪地质灾害防御能力有待进一步提高。这几点为加快推进省委、省政府决策的“千村示范、万村整治”工程,为增加资金投入,加强水利、电力、交通、市政和抢险救护等基础设施建设作了铺垫。

  统一认识重逻辑

  研究部署新的工作时,讲道理、作论述要注重逻辑性,才能以理服人,达到统一思想认识、形成工作合力的效果。


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